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kintoneとfreeeの連携でバックオフィスは変わる
2019年8月20日、サイボウズさんの日本橋オフィスで開催された「freee “マジカチ” meetup!@東京#6」に登壇してきました。
この記事では、freeeとkintone（キントーン）を連携させることが、バックオフィスの効率化にどのように効果があるかについて、当日の発表内容に追記する形で解説します。
kintoneとfreee、それぞれの特徴
kintoneの特徴は大きく下記の3つにあります。
- データ管理とコミュニケーションが一体化したシステムである
- ユーザ企業が自らが業務システムを開発可能なサービスである
- API連携が豊富、追加開発も自由な拡張性のあるサービスの設計思想で開発されている
これらのポイントにより、kintoneは開発ベンダーに頼ることなく自社内で業務システムを開発し改善をスタートできます。この点がユーザ数を伸ばしている大きな要因の1つです。
一方、freeeの特徴はどうでしょうか？
私自身は会計のプロフェッショナルではないため、利用者として／開発者としての立場で考えてみます。私が考えるfreeeの魅力は下記の3つです。
- 豊富な連携先とオンラインバンキングをうまく活用することで、経理が大部分自動化できる
- メモタグという概念により、タグを使った集計や仕訳が可能となる
- 外部に向けてオープンな設計思想で開発されている。
（参考：freee オープンプラットフォーム戦略 [ https://corp.freee.co.jp/news/openplatform-0515-8320.html ] ）
両者に共通するのは、外部との連携をオープンな形で公開している点にあります。提携企業とのクローズドな連携ではなく、公開型のAPIとしてデータ連携が可能な設計となっているため、自由にデータを連携することが可能です。外部に対して広く連携を公開している2つのクラウドサービスを組み合わせれば、お互いの得な点を活かしてバックオフィス業務を改善することが可能となります。
特徴を生かした使い分け
freeeとkintoneは同じSaaSと呼ばれるクラウドサービスですが、バックオフィス業務においては、それぞれ得意とするポイントが異なります。
（kintoneが得意なこと）
- データを作る/登録する
- 複数の関係者（営業と開発、総務と営業、など）が関連する社内業務をシステム化する
- データを集計する
（freeeが得意なこと）
- 会計に関わるデータ処理
- 金融機関サービスとの連携
- 実績の登録
つまり、kintoneは現場部門、freeeは会計部門に関わる部分がそれぞれ得意ということになります。
これらの特徴を活かして、適材適所でツールを使い分けることがバックオフィスの効率化につながります。
連携事例1：取引先を自動で連携する
取引先の情報は、現場部門と会計部門の双方が利用する情報です。
取引先の情報が最初に発生するのはどこでしょうか？そうです、営業部門がお客さんにコンタクトした瞬間です。
営業部門は営業活動においてコンタクトした取引先の情報を、まずkintoneに登録します。
そして、商談が具体化し見積フェーズになった時、kintoneで会計部門に承認依頼を回送します。会計部門（または法務部門）が与信の審査を実施して承認すると、自動的にkintneの情報がfreeeの取引先として登録されます。
このように、データが発生するポイントで1度だけ入力したものが、必要なタイミングで必要な情報に自動的に変わるというのがシステムを導入する大きなメリットになるポイントです。
連携事例2：案件が完了したら請求を送る
現場部門で案件が完了したら、会計部門では請求を発行する必要があります。
freee単体では、現場単位の案件管理や、案件に個別の進捗管理の機能はありません。そこで、kintoneを使って現場業務をクラウドで管理する仕組みを作成します。
現場部門では、案件が完了したらkintone上で請求依頼を回送します。会計部門では、案件の内容や取引先のデータを確認して承認します。
そうすると、自動的にfreeeで請求書が作成される、という仕組みです。
連携事例3：案件ごとの原価をfreeeから集計する
freeeでは会計データとして日々、原価の実績が登録されています。
経費の登録や、人事データ（原価対象の給与データ） などを会計部門がfreeeに登録します。
この時、freeeのメモタグを利用して案件情報を仕訳データに登録します。
（メモタグは現場で案件が登録されると自動で生成されます）
現場部門側で、案件ごとの原価を把握するために必要な操作は、集計されたkintoneの画面を開くだけです。
freeeの勘定科目を現場の用語に変換してデータを連携し、集計作業を自動化することで適切なタイミングで発生原価の実績を管理することが可能となります。
このように、それぞれが得意とすることを組み合わせることによってバックオフィスの業務は劇的に効率化します。
キントバでは、このようなkintoneと外部のクラウドサービスを連携させる開発を得意としています。
お気軽にお問い合わせください。
関連リンク
freee”マジカチ”meetup！ @TOKYO #6 まとめ
[ https://note.com/freeemajikachi/n/n4a4a6a6a2427 ]
