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kintoneで電子契約書を作成する方法

更新日2024年4月17日

電子契約とは？

電子署名（電子押印）を用いた契約の形式で、電子署名法の要件を満たせば押印された契約書と同等の真正な成立が推定される効果があるものです。近年、電子署名法に対応したサービスが数多く登場し、これまでの紙文書による契約書を電子契約に置き換える会社も多くなっています。

電子契約のメリット・デメリット

電子契約のメリット・デメリットをまとめます。便利なことばかりのように見える電子契約にもデメリットはありますので注意が必要です。

メリット

契約書の印刷、押印の手間が省略できる
郵送のやりとりが不要となる
収入印紙を省略できるため高額契約の場合の印紙税が節約できる
テレワークでの契約が容易になる

デメリット

取引先によっては電子契約を受け付けてもらえず、結果的に紙との併用になる
これまでの社内プロセスを見直す必要が生じる
サーバー費用やクラウドサービスの利用料が発生する
適用法によっては電子契約が認められていない契約が存在する

デメリットとして一番ハードルが高いのが、取引先様への合意をとる部分です。特に自治体や老舗企業など紙文書による契約以外を受け付けない組織はまだまだ多数あります。また、電子契約が認められていない契約もありますので、導入前に適用法を必ずご確認ください。

しかし、テレワークの普及や押印廃止の潮流にある現在の状況を見ると、遠くない将来に電子契約が一般化するのは間違いないと考えます。

kintoneで電子契約書を締結するには？

kintone単体の標準機能だけでは電子契約書を作成することができませんが、連携サービスやプラグインを導入することで、電子署名を付与した書類を作成することが可能になります。

kintoneに連携できる電子契約ソリューションはいくつかありますが、ここでは、代表的なサービスをご紹介します。

自社の運用に合わせてカスタマイズしたい場合は？

連携サービスやプラグインを使う場合、自社の希望する運用とマッチしない事も出てきます。導入する電子契約サービスに合わせて既存の運用を変えることは十分検討に値するものですが、できればこれまでの運用をなるべく変えたくないというケースは多いでしょう。

自社の運用に合わせて導入するためには、電子契約に必要な構成要素を分解してうまく組み合わせる必要があります。全てを独自で構築することも可能ですが、既存のサービスをうまく組み合わせて自社の運用に合わせたシステムを構築できるのがkintoneをはじめとしたクラウドサービスのメリットの1つです。

カスタマイズ構築のための要件整理

では、電子契約に必要な構成要素にはどのようなものがあるでしょうか？

kintoneから電子契約を実現するために必要なシステム要素は、大きく分けて3つあります。

kintoneのデータをPDFファイルに変換する
PDFファイルに契約者の電子署名を付与する
電子署名されたファイルをkintoneに格納する

それぞれを連携する仕組みを考える前に、いったん上記の3つを別々にわけてそれぞれを実現する方法を考えていきます。

kintoneのデータをPDFファイルに変換する

kintoneのデータをPDFファイルに変換するPDFファイルに変換するためには、プリントクリエイター、Repoton U、ドキュトーン、など各種の帳票作成サービスが利用できます。これらは、自社の用途に合わせて既に導入されている企業様も多いでしょう。また、kintoneへのファイル添付機能を持つサービスを利用すれば、kintoneのレコード内にPDFファイルを格納することができます。

PDFファイルに契約者の電子署名を付与する

PDFファイルに電子署名を付与するためには、電子契約サービスを導入します。ここでポイントとなるのは、外部とのAPI連携が可能なサービスを選定することです。kintoneなどのクラウドサービスからデータを連携しやすい設計になっている必要があります。

中でも、DocuSign（ドキュサイン）、クラウドサインは外部へのAPI公開に積極的で連携しやすい電子契約サービスです。kintoneとの連携についても専用のプラグインを使わず、独自で連携機能を開発することが可能です。

電子署名されたファイルをkintoneに格納する

電子契約サービスで電子署名されたファイルは、最終的にkintoneに格納して管理することをお勧めします。kintoneの添付ファイルフィールドにデータとして格納することで、顧客管理情報や販売情報などの他のkintoneアプリと連携して契約書データを活用することが可能となります。

電子契約サービスに保存されている電子署名付ファイルをAPI経由で取得し、kintoneに格納します。JavaScriptによるカスタマイズやgusukuCustomineなどの連携サービスを利用することで実現できます。

これらの3つの要素を図にまとめると以下のような構成となります。

まとめ

電子契約は、従来の契約で発生していたコストを削減し、時間や場所にとらわれない業務を実現するために有効です。近年、各社での導入が一般化してきており、以前のように紙面での契約締結を必須としない会社も増えてきました。

kintoneで電子契約を導入するためには、大きく2つの方法があります。

連携サービス・プラグインを導入する
PDF作成と電子契約サービスを組み合わせて自社独自の運用を実現する

2の方法は、すでにkintoneでの帳票作成を構築済みの場合、特に有効です。

キントバでは、より柔軟な電子契約の運用を可能とするカスタマイズについて多くの実績があります。また、プリントクリエイターとクラウドサインを連携するための開発サービスをパックとして提供しております。